• Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • YouTube

Blog

De Lean Coffee: Eenvoudig, Visueel en Klantgericht

Vanuit Agium werden we uitgenodigd door collega Vincent Verloop om op een interactieve manier meer te leren over de Lean Coffee. Een Lean tool die makkelijk toepasbaar is, tot de verbeelding spreekt en daarnaast onderwerpen behandelt die voor de groep als geheel belangrijk zijn.

Hieronder leg ik je kort uit hoe je zonder vaste agenda toch de meest belangrijke onderwerpen behandeld. Benieuwd hoe de Agium kennisgroep de Lean Coffee heeft beoordeeld? Ook dat lees je hieronder!

De Lean Coffee in 5 heldere stappen

De Onderwerpen

Als eerste stap van de Lean Coffee krijgen alle deelnemers de mogelijkheid om een aantal onderwerpen in te brengen. De onderwerpen die kunnen worden ingebracht zijn in principe vrij, maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld een thema te kiezen. Deze onderwerpen worden per stuk op een post-it geschreven en vervolgens plakken de deelnemers de post-its op een centrale plek. 

                                           kay1.jpg                                                                        kay2.jpg

De Pitch

Wanneer alle onderwerpen verzameld zijn, krijgen de deelnemers één voor één de mogelijkheid om hun onderwerp toe te lichten. Het is ook mogelijk voor de overige deelnemers om meer verdieping te vragen, zodat het voor iedereen duidelijk is wat alle onderwerpen inhouden. Ook is het mogelijk om onderwerpen te combineren die dezelfde strekking hebben. 

kay3.jpg

Het Stemmen

Nadat alle onderwerpen voor alle deelnemers duidelijk zijn, komt een belangrijke stap van de Lean Coffee. Iedere deelnemer heeft de mogelijkheid om een drietal stippen te verdelen over alle ingebrachte post-its. Dit mogen de onderwerpen zijn die door de deelnemer zelf zijn ingebracht, maar kunnen ook de onderwerpen zijn die door andere deelnemers zijn opgeschreven. Alle stippen mogen op één post-it worden neergezet, maar de stippen mogen ook verdeeld worden over meerdere onderwerpen.

Afhankelijk van de totale tijd van de Lean Coffee, wordt er bijvoorbeeld een top-3 van onderwerpen gemaakt. Het onderwerp met de meeste stippen zal als eerste worden behandeld door de groep. Op deze wijze worden alleen die onderwerpen behandeld die voor de groep als geheel als meest waardevol worden gezien.

kay4.jpg

De Discussie

Essentieel tijdens de discussie van een onderwerp is dat iedere fase van de discussie ‘time-boxed’ is. Zo wordt er een timer gezet bij de start van de discussie en zal er in eerste instantie een discussie zijn van vijftien minuten. Na deze eerste ronde krijgt de groep de mogelijkheid om te stemmen.

  • Duim omhoog: doorgaan met dit onderwerp, hier hebben we nog meer over te bespreken.
  • Duim omlaag: stoppen met dit onderwerp, op naar het volgende onderwerp.
  • Duim horizontaal: neutraal, zowel doorgaan als stoppen met dit onderwerp is prima.

Bij een meerderheid van duimen omhoog, gaat een tweede ronde van start. Bij deze ronde wordt de timer op tien minuten gezet, waarna wederom een stemronde volgt. Hierna is het nog mogelijk om de discussie elke keer met vijf minuten te verlengen, totdat de meerderheid stemt om te stoppen met het huidige onderwerp. Op deze manier krijgt ieder onderwerp de tijd die de deelnemers daar zelf aan willen besteden. Uiteraard bestaat de mogelijkheid dat hierdoor niet alle onderwerpen van de top drie worden behandeld, maar dat is afhankelijk van de stemmingen.

Hieronder de onderwerpen die bij de Lean Coffee van de Agium kennisgroep als top drie werden gekozen deze avond. Vooral de praktische toepasbaarheid van Lean Six Sigma binnen de financiële afdeling werd uitgebreid behandeld. Op welke processen is Lean of Six Sigma het best toepasbaar? Wanneer gebruik je Lean en wanneer gebruik je Six Sigma? Op welke manier kan je analyses het best overbrengen binnen jouw opdrachtgever? Ook werden er een tweetal onderwerpen behandeld die op Agium zelf betrekking hadden, omdat deze door de groep als belangrijk werden aangemerkt.

 11.jpg

De Afronding

Wanneer de vooraf vastgestelde tijd van de Lean Coffee is afgelopen stopt de sessie en is het goed mogelijk dat niet alle onderwerpen behandeld zijn. Wel is de juiste hoeveelheid tijd besteed aan de onderwerpen die voor de groep als meest waardevol worden gezien. 

Eventueel is het mogelijk om bij de groep na te gaan hoe de sessie is bevallen en welke punten er als verbetering kunnen worden gebruikt voor een toekomstige Lean Coffee. Uiteraard is dit mogelijk door een aantal korte feedback punten op post-its neer te zetten en centraal te verzamelen.

Belangrijk om te weten:

  • Stel vooraf een totale tijd vast voor de Lean Coffee, bijvoorbeeld twee uur.
  • De facilitator van de Lean Coffee doet niet actief mee met de discussies.
  • De Lean Coffee is zeer bruikbaar voor bijvoorbeeld het delen van kennis.
  • De Lean Coffee is minder goed bruikbaar voor besluiten en het volgen van een vaste agenda.

Eindoordeel van de groep

Hieronder een aantal reacties die werd gegeven door de Agium kennisgroep na de Lean Coffee.

reacties.jpg

Meer Informatie

Meer weten over de Lean Coffee? Benieuwd welke oplossingen Agium op het gebied van Lean, Six Sigma of continu verbeteren te bieden heeft? We komen graag langs om hier meer over te vertellen.

Kay Vinjé - Lean Six Sigma Black Belt

Een greep uit onze opdrachtgevers

  • AIR-Amsterdam
  • AON
  • Akzo-Nobel
  • Altran
  • Amsterdam-Commodities
  • Anthony-Veder
  • AstraZeneca
  • BAM-Techniek
  • BDO
  • Bakerstreet
  • Batenburg-Techniek
  • EY-logo-li
  • Evides-NV
  • FNV
  • Gemeente-Delft
  • Gusto-MSC
  • Heijmans
  • KDPS
  • Katholieke-Scholenstichting-Utrecht
  • Klasmann-Deilmann
  • Koole-Tankstorage-Minerals-BV
  • Liberty-Global
  • Logo-Adidas
  • Logo-ING
  • Mammoet
  • Miele
  • Nederlandse-Spoorwegen
  • PW-Central
  • PWC
  • ProRail logo
  • RDW
  • Schiphol-Nederland
  • Stichting-Boor
  • Stork-Technical-Services
  • Unirobe-Meeus-Groep
  • Van-Herk-Groep
  • Veiligheidsregio-Rotterdam-Rijnmond
  • logo-dak-kindercentra
  • logo-delft-uni
  • logo-haribo
  • logo-nationalenederlanden
  • logo-nrc-value
  • logo-seaway
  • logo-vanhessen
  • logo-wzh

    Aangenaam kennis te maken!

    Contact Agium

    Locaties

    Delftechpark 15, 2628 XJ Delft (Noord)

    Cartier van Disselstraat 1b, 4835 KC Breda (Zuid)

    Telefoon

    015 - 369 7707 (Delft)
    076 - 200 5041 (Breda)

    Email

    info@agium.nl

    Contactformulier

    Please let us know your name.
    Please let us know your email address.
    Please let us know your message.
    Invalid Input