• Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • YouTube

Blog: Excel issues, wie kent ze niet?

Tijdens mijn werk kom ik geregeld geavanceerde Excel templates tegen. Aangezien ik verwacht dat Excel nog lang gebruikt zal gaan worden en in veel organisaties nog dagelijks gebruikt wordt, wil ik met deze blog verder ingaan op het punt Excel ‘legacy’.

De term ‘legacy’ gebruik ik bewust, aangezien veel templates al tijden actief zijn in een organisatie en door een eerdere Excel kenner zijn ontwikkeld. De vraag is dus hoe kunnen we het beste omgaan met templates waarvan iets verandert qua opzet of hoe we zelf kunnen zorgen voor een goede template.

Om handelingen in Excel eenvoudiger te maken, worden er dikwijls templates gebruikt in de vorm van formules. Het gevaar schuilt echter in het feit dat de data aangepast worden of dat de formules niet meer toereikend zijn. Een template aanpassen dat door een andere Excel gebruiker is gemaakt, vergt vaak moeite en tijd. Gelukkig biedt Excel mogelijkheden om hier sneller doorheen te gaan.

Allereerst is er de functie ‘formule evalueren’ onder het tabblad Formules in de werkbalk. Middels deze functie gaat Excel stap voor stap de formule langs om na te gaan wat er exact gebeurt. Eventuele fouten komen op deze manier snel aan het licht. Daarnaast kan er zo gecontroleerd worden of de formule wel juist is en of de uitkomst wel is zoals deze hoort te zijn. Het testen hiervan op een simpele dataset, waarvan je de uitkomst zelf kunt opzoeken is dan ook raadzaam als extra controlemaatregel.

Werken met formules

Bij het werken met formules, kan het handig zijn de formule zo aan te passen dat je exact kunt zien waar Excel de uitkomst vandaan heeft. Dit werkt het beste bij een geneste formules zoals de ALS formule. Zo kun je bijvoorbeeld werken met tekstwaarden voor het onwaar statement in een ALS formule zoals ‘test1’, ‘test2’ (net zoveel ‘test’ als er ALS formules in de cel staan feitelijk. Zo kun je nagaan of Excel de juiste volgorde hanteert, zoals je die wenst.

Daarnaast kun je de data aanpassen, zodat je in de oorspronkelijke data kunt zien waar Excel precies naar kijkt (werkt bijvoorbeeld goed bij som(men)als en verticaal- of horizontaal zoeken). Ook hier werkt een simpele dataset om goed te controleren of Excel naar de juiste kolommen kijkt.

Aanpak ontwikkeling template

Mocht je zelf een template maken, of een bestaande aan willen passen, dan kan het erg nuttig zijn om met hulpkolommen te werken, zodat iedere formule in een losse cel staat zodat het overzichtelijk blijft wat er exact gebeurt. Zo zijn de stappen logisch te volgen en zijn eventuele aanpassingen makkelijker uit te voeren, vooral wanneer er ergens een fout blijkt te zitten. Daarnaast is het absoluut een aanrader om de kennis op internet te gebruiken bij het kiezen van formules. Vaak zijn er meerdere alternatieven met hetzelfde resultaat waarbij de complexiteit nogal kan verschillen. Tevens kan het erg nuttig zijn een korte handleiding te schrijven om een overdracht eenvoudiger te maken in de toekomst.

Zodra je echter werkt in een template die ontwikkeld is door iemand anders, dan is het goed om eens goed na te denken waar de template voor dient. Vaak zijn er overbodige acties, zoals in formules, die eruit gehaald kunnen worden. Hierdoor wordt het overzichtelijker en kunnen de data makkelijk geüpdatet worden. Daarnaast kan een definitie tabblad van erg toegevoegde waarde zijn voor gebruikers.

Less is more

Als laatste zijn er een aantal verbeterpunten in het kader van automatisering, hiervan zijn al tal van voorbeelden te vinden op het internet. Handmatige handelingen lenen zich namelijk uitstekend voor automatisering in Excel. De tips uit deze blog blijven algemene tips en voor een gros wellicht ‘beginner-tips’. Mocht er baat zijn bij concrete voorbeelden, dan kan ik daar uiteraard in een volgend blog dieper op in gaan, waarbij ik tevens wat verder de diepte in kan gaan zoals VBA. Het belangrijkste uitgangspunt is: less is more.

Een greep uit onze opdrachtgevers

  • AIR-Amsterdam
  • AON
  • Akzo-Nobel
  • Altran
  • Amsterdam-Commodities
  • Anthony-Veder
  • AstraZeneca
  • BAM-Techniek
  • BDO
  • Bakerstreet
  • Batenburg-Techniek
  • EY-logo-li
  • Evides-NV
  • FNV
  • Gemeente-Delft
  • Gusto-MSC
  • Heijmans
  • KDPS
  • Katholieke-Scholenstichting-Utrecht
  • Klasmann-Deilmann
  • Koole-Tankstorage-Minerals-BV
  • Liberty-Global
  • Logo-Adidas
  • Logo-ING
  • Mammoet
  • Miele
  • Nederlandse-Spoorwegen
  • PW-Central
  • PWC
  • ProRail logo
  • RDW
  • Schiphol-Nederland
  • Stichting-Boor
  • Stork-Technical-Services
  • Unirobe-Meeus-Groep
  • Van-Herk-Groep
  • Veiligheidsregio-Rotterdam-Rijnmond
  • logo-dak-kindercentra
  • logo-delft-uni
  • logo-haribo
  • logo-nationalenederlanden
  • logo-nrc-value
  • logo-seaway
  • logo-vanhessen
  • logo-wzh

    Aangenaam kennis te maken!

    Contact Agium

    Locaties

    Delftechpark 15, 2628 XJ Delft (Noord)

    Cartier van Disselstraat 1b, 4835 KC Breda (Zuid)

    Telefoon

    015 - 369 7707 (Delft)
    076 - 200 5041 (Breda)

    Email

    info@agium.nl

    Contactformulier

    Please let us know your name.
    Please let us know your email address.
    Please let us know your message.
    Invalid Input